Manager Project Portfolio & Services

Radboudumc

Voor onze opdrachtgever Radboud universitair medisch centrum (Radboudumc) zijn we op zoek naar een stevige Manager Project Portfolio & Services die primair verantwoordelijk is voor het vertalen van het strategische beleid naar een gedragen IT project portfolio voor de domeinen zorg, onderzoek & onderwijs en bedrijfsvoering. De manager geeft daarnaast leiding aan een team Projectmanagers en een team Servicemanagers.

OVER RADBOUDUMC
‘To have a significant impact on healthcare’. Dat is de missie van Radboudumc. Elke dag streven naar betere zorg, onderzoek en onderwijs, elke dag beter begrijpen hoe ziektes ontstaan, hoe ze kunnen worden voorkomen, behandeld en genezen. Met meer dan 11.000 medewerkers, 160 hoogleraren en 3.000 studenten vooroplopen in de vorming van een duurzame, innovatieve en betaalbare gezondheidszorg. Radboudumc wil het meest persoonsgerichte en innovatieve universitair medisch centrum zijn en tot de absolute top behoren, nationaal en internationaal. Samen met én voor de patiënt onderscheidend zijn.

Om een indruk te krijgen van het Radboudumc, bekijk hier een korte film over de organisatie.

INFORMATIE MANAGEMENT (IM) ORGANISATIE
Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een hoog tempo op. ‘E-Health’ is ‘hot’ en gaat over het slimme gebruik van ICT, en vooral internet-technologie, om gezondheid en gezondheidszorg te ondersteunen of te verbeteren. Via toepassingen die patiënten en artsen helpen om elektronisch met elkaar te communiceren. Denk hierbij aan diagnoses stellen, uitslagen overleggen en informatie uitwisselen.
De Informatie Management (IM) organisatie binnen Radboudumc vervult een cruciale rol in de verdere transformatie van Radboudumc naar een ‘Smart Hospital’ waarbinnen mensen, hun omgeving en systemen real-time met elkaar verbonden zijn én de enorme hoeveelheid aan data die wordt gegenereerd intelligent gebruikt wordt. Daarmee leveren de medewerkers van IM een belangrijke maatschappelijke bijdrage aan beter toegankelijke en kwalitatief goede zorg.

IM levert bovendien ‘state of the art’ ICT oplossingen aan onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering waarbij de grenzen en kaders nooit helemaal vaststaan. Dat vraagt om creativiteit en durf van medewerkers en de wil om er als team een gezamenlijk succes van te maken.

De IM organisatie bestaat uit meer dan 250 medewerkers en 3 units: Strategie & Beleid, Projecten & Services en Informatievoorziening (IV).
Binnen de unit Strategie & Beleid zijn 4 CxIO’s die verantwoordelijk zijn voor het strategische beleid met betrekking tot de domeinen zorg, onderzoek & onderwijs en bedrijfsvoering.
De unit Projecten & Services bestaat uit twee teams. Een team met 25 projectmanagers en een team met 7 service managers.
Het team projecten is verantwoordelijk voor de coördinatie van het Radboudumc brede IT project portfolio en voor de aansturing en uitvoer van de programma’s en projecten.
Het team service management is verantwoordelijk voor het op tactisch niveau verbinden van de vragen vanuit de afdelingen van het Radboudumc aan de levering van IM.
De unit Informatievoorziening (IV) bestaat uit 180 medewerkers en is verantwoordelijk voor de continue dienstverlening. De afdeling is ingericht volgens de 4 domeinen en een aantal generieke IT domeinen.

Functieomschrijving:

De unit Projecten & Services is van vitaal belang voor de innovatie van zorg, onderzoek & onderwijs en bedrijfsvoeringprocessen binnen Radboudumc en heeft 3 kerntaken:
1.      Project portfolio management - vertalen van de visie en het strategische beleid opgesteld door de CxIO’s naar een gedragen project portfolio.
2.      Project- en programmamanagement - definiëren, aansturen en uitvoeren van projecten en programma’s.
3.      Servicemanagement - op tactisch niveau verbinden van de vragen vanuit de afdelingen van het Radboudumc aan de levering van Informatie Management.

Het budget dat jaarlijks beschikbaar gesteld wordt voor het project portfolio is ongeveer 17 mln. euro, waarvan de helft wordt besteed aan innovaties binnen de domeinen zorg, onderzoek & onderwijs en bedrijfsvoering en de andere helft aan optimalisatie van de generieke IV domeinen. Gemiddeld wordt er gewerkt door 25 projectmanagers aan ongeveer 60 projecten per jaar.
Door de omvang en complexiteit van het takenpakket heeft deze unit een tweehoofdige leiding bestaande uit de Manager Project Portfolio & Services en de Manager Programma’s en Projecten.
De Manager Project Portfolio & Services is primair verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van het project portfolio en het aansturen van het team servicemanagement. Daarnaast stuurt deze manager ook een deel aan van de projecten en bijbehorende projectmanagers. Het andere deel wordt aangestuurd door de Manager Programma’s en Projecten. Deze manager is ook verantwoordelijk voor de verdere professionalisering van het vakgebied project- en programmamanagement.
 
De Manager Project Portfolio & Services is de regisseur die het proces stuurt en monitort t.b.v. de totstandkoming van de project portfolio-kalender, in nauwe samenwerking met de CxIO’s. Deze Chief Information Officers zijn vanuit hun domein (Zorg, Onderzoek & Onderwijs, Bedrijfsvoering) verantwoordelijk voor het ophalen van de strategische thema’s met een digitale component bij de stakeholders. Als portfoliomanager ben je betrokken bij het prioriteringsproces van de projecten.
Het portfolio en de bijbehorende projecten worden besproken op IM niveau in de Project Review Board en op RvB niveau in de Digital Board.

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Als Manager Project Portfolio & Services:

• Zet je project portfolio management nog beter op de kaart binnen Radboudumc;
• Geef je sturing aan de verdere inrichting van de governance van project portfolio management (o.a. de Digital Board);
• Draag je bij aan het definiëren van strategische programma’s in relatie tot de digitale strategie en regisseer je het projecten portfolio door prioritering en coördinatie en door inzicht en overzicht te geven over de uitnutting van budgetten;
• Ben je verantwoordelijk voor het opstellen van een meerjaren projectenkalender;
• Vertaal je, samen met de Manager Programma’s en Projecten, het geheel van programma’s en projecten en hun onderlinge samenhang naar een roadmap en bewaak en rapporteer je over de voortgang van programma’s en projecten met een transparante financiële sturing;
• Regisseer je de totale aanvraag en prioritering van projecten & programma’s en zorg je samen met de collega Manager Programma’s en Projecten ervoor dat voor elk project een goedgekeurd mandaat, projectvoorstel en project initiatiedocument (PID), inclusief een gedegen business case opgesteld wordt;
• Vanuit de aansturing van de Servicemanagers ben je verantwoordelijk voor de brugfunctie tussen de tactische vragen van Zorg, Onderwijs & Onderzoek en Bedrijfsvoering en IM. Je versterkt de positie, het belang en de inhoud van servicemanagement binnen de organisatie;
• Ben je verantwoordelijk voor de inrichting van Supply Chain management;
• Stuur je samen met je collega’s op de verdere transformatie naar een agile organisatie;
• Geef je leiding aan het team Service Managers en een deel van het team projecten;
• Maak je onderdeel van uit het Management Team en het Leaderschipteam;
• Rapporteer je aan de Directeur IM/CIO.

Functie-eisen:

Radboudumc zoekt een Manager Portfolio Management & Services die beschikt over:

• WO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een academische opleiding op het gebied van Business en/of IT;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een complexe organisatie;
• Kennis van en ervaring met project portfolio management;
• Ruime ervaring als IT project-/programmamanager;
• Kennis van en ervaring met financiële processen en rapportages, opstellen van business cases;
• Certificering in projectmanagement methodologieën;
• Affiniteit met agile werken;
• Ruime ervaring in het leidinggeven aan professionals; 
• Kennis van en ervaring met verandermanagement in complexe organisaties;

Daarnaast beschikt je over de volgende competenties:

• Analytisch vermogen en conceptueel denken. Je creëert inzicht en behoudt overzicht;
• Je bent innovatief, creatief en je hebt lef om buiten bestaande kaders te denken;
• Organisatievermogen en daadkracht. Je bent transparant in wat je wilt bereiken en komt je afspraken na;
• Inspirerend leiderschap en coachende vaardigheden. Je weet mensen in beweging te krijgen en beschikt over ervaring in het (inhoudelijk) coachen van medewerkers.
• Situationeel leiderschap. Je hebt een goed inlevingsvermogen en kunt goed luisteren, maar waar nodig houd je medewerkers een spiegel voor en ben je duidelijk over kaders en verwachtingen. 
• Je bent gewend om meerdere belangen te kunnen dienen en maakt daarbij gebruik van de nodige organisatiesensitiviteit, integriteit en inlevingsvermogen.
• Je hebt een faciliterende, servicegerichte en verbindende stijl van sturen en communiceren.
• Je bent een netwerker, gericht op samenwerking.

Download hier het uitgebreide functieprofiel van deze vacature (in PDF)

Arbeidsvoorwaarden:

Radboudumc biedt je een uitdagende baan waarmee je direct een maatschappelijke bijdrage kunt leveren aan beter toegankelijke en kwalitatief goede zorg, door samen met je IM collega’s de toekomst van een ‘Smart Hospital’ elke dag een stap dichterbij te brengen.
Je komt te werken in een veelzijdige omgeving van zorg, onderzoek & onderwijs en bedrijfsvoering. Een open en moderne cultuur waar collega’s nauw samenwerken, elkaar prikkelen én ondersteunen.
De aanstelling is voor 36 uur per week, voor een bepaalde tijd van 1 jaar met uitzicht op een vast contract. Het bruto jaarsalaris is maximaal 100.000 euro (S14), inclusief 8% vakantietoeslag en een structurele eindejaarsuitkering van 8,33%.
Naast flexibele arbeidsvoorwaarden (via een keuzemodel) biedt Radboudumc ook verschillende andere faciliteiten en mogelijkheden.

SOLLICITEREN EN PLANNING
Ben jij de flexibele, creatieve en gemotiveerde kandidaat met wil en lef, die meehelpt de patiëntenzorg beter en veiliger te maken en bedrijfsvoering, onderwijs en research actief wil ondersteunen? En heb je de kennis, vaardigheden en het persoonlijk leiderschap om dit in de praktijk waar te maken en zo bij te dragen aan de gezamenlijke ambitie van Radboudumc? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet.

• Sollicitaties (een functiegerichte motivatiebrief plus CV) ontvangen we graag zo spoedig mogelijk (maar uiterlijk op vrijdag 8 mei 2020) via www.interexcellent.nl 
• Op basis van een brief en CV selectie worden kandidaten uitgenodigd voor een oriënterend gesprek met InterExcellent vanaf week 20. 
• De meest passende kandidaten worden daarna voorgedragen aan de selectiecommissie bij Radboudumc die beslist met wie zij wenst kennis te maken.
• De selectiegesprekken met Radboudumc vinden plaats vanaf eind week 21
• Van de eindkandidaten kunnen referenties worden nagetrokken. Een (ontwikkel)assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

CONTACT OVER DEZE VACATURE
Deze procedure wordt uitgevoerd door Sietse Bergstra, partner InterExcellent IT Regie Management, Baarn. Tel: 035 - 5280430, www.interexcellent.nl.

We zien met belangstelling uit naar je reactie en/of sollicitatie!